Det vil altid være karikeret med en så simpel opdeling. Ikke desto mindre giver det en pejling på projektets kompleksitet, hvilket er vigtigt at have bevidsthed om, når du planlægger din tilgang.
Jeg har igennem årene udviklet en projektmodel, der tager højde for, hvilke metoder og værktøjer, der skal i spil undervejs i projektet afhængigt af projekttype. Læs mere på siden for projektmodel, hvor jeg også skitserer modellens anvendelse i de forskellige projekttyper.
HVAD BETYDER GRADEN AF KOMPLEKSITET?
I takt med at kompleksiteten øges, stiger kravene til virksomheden. Jo højere kompleksitet, jo større krav til:
- Projekt- og procesmodenhed
- Forståelse for nødvendige roller og kompetencer
- Evne til ressourcefrigørelse af nøglemedarbejder
Negligerer du disse væsentlige parametre tilfører det projektet væsentlige risici. Risici, som i sidste ende kan resultere i, at de klassiske udfordringer indtræder og i værste fald fejler projektet.
Sådan skaber du klarhed
Der er flere værktøjer du kan benytte dig af, når du scoper dit projekt. Det handler om at blive helt klar på ambitioner og kompleksitet. Jeg har selv gode erfaringer med at anvende forskellige strukturerede tilgange, som sikrer besvarelsen af vigtige spørgsmål omkring ambitioner, forretningen og virksomhedens processer.
Jeg benytter mig især af følgende grundværktøjer til scoping af projekter:
Ved mindre projekter kan det være tilstrækkeligt at arbejde med AKR-modellen mens større projekter vil kræve, at du også kommer struktureret rundt om forretning og processer med hhv. FKR og PCF.
Hvad kræver de forskellige projekter?
Hvor lang tid tager det? Hvad kræver det af min organisation? Væsentlige spørgsmål at stille. Ofte svære at besvare. Omfang og forløb er absolut væsentlige faktorer og i skemaet til højre har du mit bedste gæt på udstrækning i de forskellige projekttyper.
Den lange udstrækning og de mange timer ved projekter med øget kompleksitet skyldes, at der ofte er tale om at udvikle og implementerer en it-strategi, mere en der er tale om en egentlig ERP-implementering.
Et gæt på udstrækning af projektet, beregnet på basis af den kritiske vej, antallet af metoder og værktøjer der skal bruges, samt et estimat på hvad jeg skal bruge af sparringstid i projektet, kan ses til højre i figur 5.
Har du brug for sparring?
Nogle gange er der brug for en afklarende snak om projekttype, scoping af virksomhedens IT-projekt eller valg af projektmetode. Kontakt mig gerne.
Noget af det, der påvirker omfanget af moduler, udstrækning og timetal er blandt andet behovet for at:
- Analysere de reelle muligheder for at udvikle forretningen og udarbejdelsen af et præcist scope
- Gøre forretnings mulighederne handlings orienterede
- Forberede organisationen på forandringen
- Tage højde for en stor grad af forandringsledelse
- Følge op på forandringen
Hvorvidt en IT-leverandør forstår, og/eller skal understøtte de enkelte moduler, metoder og værktøjer, der skal sikre ovennævnte, afhænger selvfølgelig af den enkelte leverandørs projekt- og proces-modenhed.
Min påstand er, at det spænder fra 35% til 65% af moduler, metoder og værktøjer, som IT-leverandøren ikke kan/skal involveres i de komplekst projekttyper (PP2, EP1 og EP2).
I de mindre komplekse projekter (BIB og PP1) sikres dette af en intern projektleder eller energiske nøglemedarbejdere. I de større projekter (PP2, EP1 og EP2) bliver denne opgave så stor, så det kræver specifikke roller og kompetencer i virksomheden. Hvis disse ikke er tilstede, fejler projektet ganske simpelt, og de klassiske udfordringer indtræder