Procesprojekter og fordele (SMV-Koncept)

PROCESPROJEKT og SMV-koncept

SMV-konceptet bygger på årelang erfaring med, hvad der skaber succes i komplekse it-projekter. Konceptet er udviklet til SMV-virksomheder, der ønsker at gennemføre et procesprojekt med succes.

Ved at benytte SMV-konceptet i et procesprojekt vil man typisk opleve følgende:

Korrekt organisering af projektet:

Præcist scope (projektscope og forretningsscope)
Et retvisende billede af ressourcebehovet for at gennemføre projektet
Et forslag til en masterplan for projektet
Et forslag til en aktivitetsplan inklusiv et oplæg til en præcis rollefordeling med leverandøren
En solid testfase

At opnå projektets succeskriterier kræver, ud over fokus på ovennævnte, den nødvendige interne projektledelse, samt at ledelsen tillader og understøtter de nødvendige aktiviteter.

SMV-konceptet er skalerbart, og understøtter procesprojekter type 1 og 2. Konceptet understøtter også alle andre projekt-varianter, som er i omegnen af den kompleksitet, der er udtrykt i figur 2 her på siden.

Figur 1. til højre illustrer, hvilke faser fra modellen der er de væsentligste i forløbet. Det er ikke ensbetydende med, at metoder og værktøjer fra de øvrige faser ikke kan være aktuelle, men disse tilvælges situationsbestemt.

SMV-konceptet er godkendt til tilskud gennem SMV-digital, og jeg har kun gennemført projekter, hvor investeringen i mig har være dækket 100%. Så godkendelsen af mig er på plads.

Se case story fra Bisgaard Sko, som udtrykker deres oplevelse ved at arbejde med mig og konceptet.

Figur 1.

Figur 2.

SMV-Koncept FORMÅL

Målsætningen med SMV-konceptet er, at accelerere arbejdet med opsamling og overdragelse af viden i forandringsprojekter og samtidig inden for en ramme, som gør det ressourcemæssigt, kvalitetsmæssigt og økonomisk forsvarligt for mellemstore virksomheder.

Mellemstore virksomheder er defineret ved SMV-virksomheder eller virksomheder, der ønsker at gennemføre et procesprojekt og som har mellem 10 og 50 bruger på it-løsningen. En mere nuanceret billede af en procesprojekttype, kan ses i figur 2 til venstre.

Konceptet er udviklet til procesprojekter, men som det fremgår andre steder på denne hjemmeside, er det de samme grundværktøjer, jeg bruger i alle projekttyper, værktøjerne benyttes blot på forskelligt niveau.

Konceptet er baseret på et internationalt anerkendt proces-værktøj, som jeg har tilført min forretningsviden og erfaringer om it-projekter, som jeg har opsamlet igennem de sidste 40 år. Tilføjelserne til procesværktøjet er gjort for at gøre værktøjet mere praktisk anvendeligt og orienteret imod it-projekter og for at sikre, at virksomhedernes medarbejdere kan udføre en større del af arbejdet selv.

Konceptet har til dato været brugt i følgende brancher: Fashion-, fødevarer-, handels-, produktions- og projekt-virksomheder.

SMV-konceptet videreudvikler jeg løbende baseret på erfaringer og med henblik på at forbedre mulighederne for at opnå de fordele, som er beskrevet ovenfor.

SMV-koncept FORLØB

At gennemføre SMV-konceptet svarer til at gennemføre et meget struktureret projektinitierings-forløb indeholdende en forretningsanalyse.

Forløbet består i, at jeg organiserer projektet ved hjælp af en generisk værdikæde for branchen. Efterfølgende etableres et forløb af 1-2 måneders varighed. Forløbets udstrækning afhænger primært af virksomhedens egen evne til at frigøre ressourcer fra driften.

En grov aktivitetsplan kunne se således ud:

Interview med ledelsen for at udarbejde et præcist oplæg til dennes forventninger til forløbet og til leverandøren (projektscope). Væsentlige afsnit i dokumentet er et forslag til en masterplan, aktiviteter i en detailplan, samt et oplæg til en rollefordeling i aktiviteterne fra detailplanen mellem kunde og it-leverandør.
Ligeledes interviewer jeg de ansvarlige for de enkelte funktionsområder og ved hjælp af ovennævnte værktøj, som indeholder procesmodel, styringsprincipper og varianter (for forskellige brancher), bliver der lavet et præcis scope af forretningsbehovene og forventningerne til den nye løsning. Alle forretningsbehov og feature-viden bliver samlet i et forretningsscope-dokument.
Udarbejdelse af de to dokumenter (for hhv. projekt- og forretningsscope) udgør tilsammen den præcise beskrivelse af ”opgavens omfang”, og indeholder også et oplæg til en timebox og rollefordelingen omkring aktiviteterne fra detailplanen. Denne viden gør det muligt at beregne ressourcebehovet for såvel virksomheden som den kommende IT-leverandør.
Etablering af leverandørmøder for at overdrage projekt- og forretningsscope
Slutteligt gennemfører virksomheden en leverandørscreening, vælger leverandør og så er projektet i gang.

De involverede ledere skal forvente at bruge ca. 2-3 dage i forløbet. De enkelte funktionsejere skal forvente at bruge ca. 1-2 dage i forløbet.

Som det fremgår af figuren til højre, vil et typisk gennemløb vare ca. 2 måneder.

Figur 3 Eksempel på detailplan

Figur 4

SMV-Koncept Værktøjer

SMV-konceptet indeholder i dag et værktøj til scoping, et projektscope-dokument, et forretningsscope- dokument og et dokument til yderligere præcisering af væsentlige områder.

Værktøjerne skal sikre, at virksomheden får udarbejdet en meget præcis beskrivelse af det projekt, som virksomheden står over for. Konceptet indeholder:

Projektscope med bl.a.:
1. Beskrivelse af virksomheden og organisering af projektet
2. Forslag til en masterplan
3. Forventninger til leverandør
4. Ikke funktionelle krav
5. Komplet oplæg til aktiviteter, der tager højde for projektets kompleksitet og med en klar rolle- og ansvarsfordeling såvel internt som eksternt (RACI)
Forretningsscope med scopingværktøj og dokument, som indeholder bl.a.:
1. Væsentlige tal for virksomheden
2. Succeskriterier
3. Værdikæde eller produktlivscyklus
4. Processer og prioriteter
5. Overblik over og prioritering af features, der klassisk indeholder større udfordringer såvel for leverandør som for virksomheden
6. Processer, prædefineret prioritering
7. Varianter og styringsprincipper, prædefineret prioritering
8. ”As is” løsningslandskab
9. Uddybning af minimum væsentlige processer og styringsprincipper
Leverandørudvælgelse indeholdende:
1. Invitation til og afholdelse
2. Afleveringsmøde for potentielle leverandør
3. Tilbudsopfølgning
4. Leverandørudvælgelse
Anbefalinger og businesscase
Kontrakts støtte indeholdende:
1. Præcis forventninger til aktivitetsplan
2. Præcisering af rolle og ansvarsfordeling
3. Andre områder
Støtte forretningstest
1. Organisering af denne
2. Udarbejde drejebog for denne
Cut over
1. Organisering af denne
2. Udarbejde drejebog for denne
Styregruppedeltagelse

Efter gennemførelse af SMV-konceptet, har jeg ofte små opgaver i denne projekttype, med at hjælpe med:

Tilbuds læsning og støtte i forbindelse med udarbejdelse af kontrakt
Styregruppedeltagelse
Organisering af forretnings test og cut over
Håndtering ved udfordringer mellem kunde og leverandør

Det er vigtigt at understrege, at kontrakts støtte udelukkende drejer sig om støtte i forhold til scope samt rolle- og ansvars-fordeling. Jura skal håndteres med en advokat, hvis den type hjælp ønskes.

Værktøjet dækker følgende brancher: fashion-, fødevare-, handels-, projekt- og produktions-virksomheder.

Se her et link til DM&T's koncept.

Er du i tvivl, om dit projekt er et procesprojekt, så kig her.

Har du et billede af, at dit projekt er mere kompliceret, så kig her istedet for.

Se en case story fra Bisgaard Sko, som har prøvet SMV-konceptet