Succes i forandringer og digitalisering

I figur 1  er illustreret de 3 væsentligste emner, der skal håndteres en forandring (et projekt), og dermed emner der er med til at fastlægge ”hammerens størrelse” for denne forandring. Disse emner er:

  1. ​Projektets omfang (kompleksitet eller scope)
  2. ​Ressourcer
  3. ​Timeboks
​​

​​Typisk fastlægges ”projektets omfang” først, herefter kan man fastlægge ressourcebehovet og en realistisk udstrækning af projektet. Det er selvfølgelig herefter sandsynligt, at virksomheden ikke har de nødvendige ressourcer eller den fornødende udstrækning til rådighed. Dette kan man f.eks tage hensyn til i projektet ved enten at:

  1. ​Reducere opgavens omfang
  2. ​Acceptere risiko i projektet

​​​​

Denne øvelse kommer man til at lave en del gange i et projektforløbet. Projekttrianglen er efter min mening, en meget vigtig figur at forstå mekanismerne i, når man arbejder med projekter.

Alle ”projekters omfang” er ikke ens, men fælles for alle projekter er, at de indeholder de 3 dimensioner, som er illustreret i figur 2. Forskellen på projekterne og valget af "hammerstørrelsen" ligger i omfanget af hver af de 3 dimensioner (Herfra kaldet projektkompleksitet eller projektets scope).

Jeg har et andet sted på denne hjemmeside, forsøgt at give et billede af de mest gængse typer, som jeg ser.


De 2 typer projekter som jeg primært vil beskæftige med på denne hjemmeside, er Enterprise-projekter (større projekter) og Proces-projekter (mellemstore projekter). Begge projekttyper er kendetegnet ved, at IT’en kun er et værktøj, som skal understøtte en større forandring i såvel organisation som processer.

Der har desværre været en tendens til i disse typer projekter, at kunden og IT-leverandøren har haft følgende oplevelser:

  1. ​​Kunden mener ikke at have modtaget det, som denne mener at have bestilt
  2. ​​Opgaven ændrer sig radikalt i forløbet og med følgende virkning:
    1. ​​Investering i projektet forøges markant
    2. ​​Udstrækningen af forløbet ændrer sig væsentlig
    3. ​​Ressourcebehovet for at gennemføre projektet, stiger voldsomt
  3. ​​Kunden opnår ikke – eller er i tvivl om, hvorvidt de opnår – de gevinster/fordele, de har regnet med

​​​

​Hvis du har oplevet nogle eller alle ovennævnte punkter i et eller flere projekter, har du/i med sikkerhed fejlvurderet jeres projekts kompleksitet, og så bør denne hjemmeside have din interesse. 

Her får du forklaringen på, hvad der sædvanligvis går galt i disse projekttyper, samt indsigt i en projektmodel som sammen med en værktøjs-kasse beviseligt har reduceret eller fjernet ovennævnte udfordringer i de 2 oven nævnte projekttyper. ​

Figur 1.​ - Projekttriangel


Figur 2. - Kompleksitet

Hvad er løsningen på udfordringerne?

​​

Den simple løsning på dette er, at interessenterne blot skal bruge mere tid sammen, for at sikre, at videns-opsamlingen og overdragelsen sker rigtigt. Men det er nok de færreste, der er interesseret i den løsning, da dette vil gøre projektet dyrere. Den mere komplicerede løsning er:

  1. ​En projektmodel som sikrer struktureret videns-opsamling og overdragelse
  2. ​Kunden skal beskrive opgaven præcist nok via understøttende
  3. ​Der bruges den nødvendige tid på at overdrage den præcise opgave til IT-leverandøren, så opgaven bliver forstået
  4. ​Ud over IT-implementeringen bør der også være stor fokus på den organisatoriske implementering
  5. ​Det samme gælder for gevinstrealiseringen​

​​​

Med den rigtige projektmodel inklusiv strukturerede metoder og værktøjer er min påstand, at et kompliceret projekt kunne gennemføres for færre ressourcer, end der bruges i projekter i dag og med væsentlig høje kvalitet.

Har de 2 oven nævnte projekttyper overhovedet noget fælles?

De 2 projekttyper har fundamentalt rigtig meget fælles. Det kræver blot at man for en given branche, bruger en del tid på at ”udvikle” nogle strukturerede værktøjer, som kan understøtte og accelererer videns opsamlingen.

De strukturerede værktøjer som jeg benytter, og som kan bruges i alle størrelser af projekter, og hedder i populær tale:

  1. ​Ambitions Klassifikation Rammeværk (AKR)
  2. Forretnings Klassifikation Rammeværk (FKR)
  3. ​Projekt Leder Toolbox (PLT)
  4. ​Project Dokuments og værktøjer (PDV)

​​​​

Jeg har f.eks. sammen Dansk Mode & Textil, udviklet værktøjerne baseret på den viden og de erfaringerne som jeg har fra en del entreprise-projekterne i fashion-branchen.

Baseret på besvarelse af nogle få strukturspørgsmål kan relativt hurtigt opnås et overblik i en lille eller mellemstore fashion-virksomheder over hvilke processer og kritiske områder, der er væsentlig at få bearbejdet ved anskaffelse af nyt it og ved en større forandring. Jeg har nogle tilsvarende værktøjer, i nogle af de andre brancher, jeg har arbejdet i.

Materiale

Under materiale kan du f.eks. finde nogle ”white paper”, om hvad der typisk fejler”i de indledende faser” og ved ”adoptionen af de nye processer” i et enterprise projekter.

Du kan ligeledes se, hvad hummel har oplevet, ved at blive hjulpet "i de indledende faser", samt ved at blive hjulpet omkring "adoptionen af de nye processer i organisationen".​

Mosgaard Consulting

​Bent Mosgaard ©

Mobil: 20859431

Mosgaard Consulting   /   Østre Kirkevej 30, 7400 Herning   /   Telefon: 20 85 94 31   /   E-mail: bent@mosgaard.consulting   /   CVR: 26114144